E-mail: la posta elettronica in azienda. A quali standard aderire?

Dopo il dominio e prima del sito c’è la posta elettronica

Mi capita tuttora di entrare per la prima volta in aziende che non hanno una chiara politica per la posta elettronica, anche se la usano quotidianamente e sono consapevoli del suo potere. Ho visto situazioni dove la procedura aziendale prevedeva la stampa e l’archiviazione di tutte le email ricevute.

La posta elettronica è strettamente legata al suo dominio – ovvero la parte dopo la chiocciola.

esempio. mario.rossi@yahoo.it

Siccome un’azienda non è dipendente da Yahoo!, Virgilio, Libero…non è corretto utilizzare la posta elettronica dei portali per scopi aziendali primari. Equivale a fare un servizio di pubblicità gratuita a quei domini e a quelle aziende che stanno dietro al dominio.

Ottenere un dominio e avere caselle di posta elettronica legate a quel dominio è facile, economico sicuro. Esistono dei servizi on line con prezzi molto contenuti che permettono non solo alle aziende ma a chiunque di usufruire di domini e caselle di posta elettronica propri.

In poche parole un’azienda DEVE avere il proprio dominio e la propria posta elettronica.

Le caselle istituzionali sono generiche e permettono la gestione di risposte indipendentemente dalla persona. I nomi completi non sono necessariamente da preferire ad abbreviazioni: il vantaggio di  [email protected]  è che a differenza di [email protected] info è  un termine multilingua, come lo è anche [email protected]

Esistono due standard aziendali per le caselle personali: [email protected] [email protected], [email protected] L’utilizzo del solo cognome o del solo nome non basta perchè si possono facilmente confondere le identità. Inoltre è consigliabile mettere un nome alla propria casella e-mail che sostituisce in visualizzazione l’indirizzo e-mail ad esempio RAGIONE SOCIALE AZIENDA: Nome Cognome oppure.

I messaggi di posta elettronica di un’azienda dovrebbero essere uniformati agli standard aziendali. Occorre evitare il più possibile fare delle e-mail con immagini o strane formattazione di testo. Ricordate che il formato antico text only (UTF-8) è il migliore evitando di usare caratteri al fuori di quelli dell’alfabeto inglese. Alcuni punti da tenere presente:

• Standardizzare il nome che appare come provenienza:
  es. Cimatti Consulting: Andrea Cimatti
• Standardizzare la firma in fondo alla pagina per tutte le caselle aziendali. La firma può contenere un messaggio sulla privacy e sulla non divulgazione.
• utilizzare l’URL completi che comprendono http:// perché non tutti i programmi per leggere la posta leggono i link incompleti
• Avere delle regole anche per l’oggetto delle email inviate. Ad esempio si può decidere di iniziare con il dominio aziendale all’inizio per ordinare e rafforzare il marchi.

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